Tietosuojahälytys: Hesse ja Microsoft 365:n riskit!

Tietosuojahälytys: Hesse ja Microsoft 365:n riskit!

Mitä uutta Hessenistä? Hessinin tietosuojavaltuutettu (HBfDI) julkaisi toimintakertomuksensa toukokuun 2024 lopussa. Se sisältää jännittäviä oivalluksia ja arvokkaita vinkkejä tietosuojasta vastaaville, joiden on löydettävä tiensä tähän maailmanlaajuisesti verkottuneeseen digitaaliseen maailmaan. Digitaalisen parkkipaikkavalvonnan haasteiden lisäksi keskustellaan myös Microsoft 365:n käytöstä - aihe, joka koskettaa monia yrityksiä.

Raportissa tarkastellaan kriittisesti Microsoft 365:n nykyisiä tietosuojastandardeja. Data Protection Conferencen (DSK) mukaan yritykset tarvitsivat lisäsopimuksen olemassa oleviin tilausten käsittelysopimuksiin teknologiajätin kanssa. Tästä on neuvoteltava yksilöllisesti, mikä on haaste varsinkin pienemmille yrityksille. HBfDI on jo kehittänyt onnistuneen konseptin Microsoft Teamsin tietosuojan mukaiseen käyttöön. Vastuuhenkilöiden on kuitenkin myös otettava käyttöön omat poistorutiinit täyttääkseen vaatimukset. Raportista ei kuitenkaan löydy tietoa konseptista, mutta HBfDI suunnittelee kehittävänsä lisää konsepteja muille Microsoftin tuotteille vuonna 2025 valottaakseen sitä.

MS 365 – Kaksiteräinen miekka

Toistaiseksi kaikki on mennyt hyvin – mutta Microsoft 365:n käyttö on edelleen hankalaa. Vaikka Microsoftilla on vahva asema monissa yrityksissä, tietosuojan noudattaminen on edelleen kiivasta keskustelunaihe. Miten dr-datenschutz.de Raportin mukaan Alankomaista vuonna 2018 tehty tietosuojavaikutusten arviointi (DPIA) ei ollut kovin optimistinen ja osoitti, että Office 365 käsittelee laittomia tietoja. DSK näkee Microsoft 365:n käytössä myös oikeudellisia riskejä, erityisesti mitä tulee läpinäkyvään tietojenkäsittelyyn ja henkilötietojen siirtoon kolmansiin maihin. Vaikka Microsoft on tehnyt muutoksia tietosuojalisään ja ottanut käyttöön niin sanotun EU:n tietorajan, skeptisyys säilyy, koska vastuu tietosuojan mukaisesta käytöstä on viime kädessä yrityksillä itsellään.

Mitä se tarkoittaa Hessenin yrityksille? Tiettyjen sovellusten perusteellinen analyysi voisi auttaa välttämään laillisia harmaita alueita. The Blogi SRD:n lakimiehiltä tarjoaa hyödyllisiä vinkkejä parhaista käytännöistä Microsoft 365:n käyttöönotettuun käyttöön. Tärkeintä: läpinäkyvä dokumentaatio ja huolellinen riskien huomioiminen ovat kaikki ja lopuksi.

Käytännön haasteita tietosuojassa

Työpaikan digitalisoinnin lisäksi keskustellaan myös muista aiheista. Esimerkiksi HBfDI on käsitellyt digitaalista parkkipaikkavalvontaa. Tämä koskee automaattista päätöksentekoa koskevia juridisia kysymyksiä, jotka syntyvät videovalvonnan käytöstä enimmäispysäköintiajan hallintaan. Kansalaisten valitukset osoittavat, että lainsäädäntökehystä on vielä tarkasteltava kriittisesti.

Toinen esimerkki on kämmenlaskimoskannerin käyttö verenluovutuslaitoksessa Hessenissä. Lahjoittajan tekemä valitus johti HBfDI:n väliintuloon, jonka mukaan suostumus biometristen tietojen käsittelyyn ei annettu vapaaehtoisesti. Näin ollen tarjottiin vaihtoehto, jotta henkilöllisyys voidaan tunnistaa henkilökortilla. Tällaiset toimenpiteet osoittavat selvästi, kuinka arkaluonteisesti tietosuojaa tulee tulkita jokapäiväisessä elämässä ja että ratkaisut eivät voi olla helppoja.

Johtopäätös

Kaiken kaikkiaan HBfDI:n toimintaraportti tarjoaa kattavan katsauksen Hessenin tietosuojan haasteisiin ja tämänhetkiseen kehitykseen. Digitaalisen valvonnan ja tietosuojan mukaisten teknologiasovellusten raportit osoittavat, että tie kokonaisvaltaiseen ratkaisuun on vielä pitkä. Yritysten tulee tiedostaa vastuunsa ja ottaa tietosuojansa vakavasti. Apua ja neuvoja on saatavilla, mutta tarvitset oman mielesi ja taitavan strategian.

Lue lisää HBfDI:n toimintakertomuksesta tässä.