Datenschutz-Alarm: Hessen und die Risiken von Microsoft 365!

Datenschutz-Alarm: Hessen und die Risiken von Microsoft 365!

Hessen, Deutschland - Was gibt’s Neues aus Hessen? Ende Mai 2024 hat der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (HBfDI) seinen Tätigkeitsbericht veröffentlicht. Darin finden sich spannende Einblicke und wertvolle Tipps für Verantwortliche im Datenschutz, die sich in dieser global vernetzten digitalen Welt zurechtfinden müssen. Nicht nur die Herausforderungen der digitalen Parkraumüberwachung werden thematisiert, sondern auch die Nutzung von Microsoft 365 – ein Thema, das viele Unternehmen beschäftigt.

Der Bericht wirft einen kritischen Blick auf die aktuellen Standards für den Datenschutz bei Microsoft 365. Der Datenschutzkonferenz (DSK) zufolge benötigten Unternehmen eine Zusatzvereinbarung zu bestehenden Auftragsverarbeitungsverträgen mit dem Technologieriesen. Diese muss individuell verhandelt werden, was gerade für kleinere Firmen eine Herausforderung darstellt. Ein erfolgreiches Konzept zur datenschutzkonformen Nutzung von Microsoft Teams hat der HBfDI bereits erarbeitet. Allerdings müssen Verantwortliche zudem eigene Löschroutinen implementieren, um den Anforderungen gerecht zu werden. Informationen über das Konzept sind im Bericht jedoch nicht vorhanden, doch der HBfDI plant, 2025 weitere Konzepte für andere Microsoft-Produkte zu entwickeln, um Licht ins Dunkel zu bringen.

MS 365 – Ein zweischneidiges Schwert

So weit, so gut – aber der Einsatz von Microsoft 365 bleibt heikel. Während Microsoft in vielen Unternehmen einen festen Platz hat, ist die Frage der Datenschutzkonformität nach wie vor ein heiß diskutiertes Thema. Wie dr-datenschutz.de berichtet, war eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) aus den Niederlanden 2018 wenig optimistisch und attestierte Office 365 eine unzulässige Datenverarbeitung. Auch die DSK sieht in der Nutzung von Microsoft 365 rechtliche Risiken, insbesondere was die transparente Datenverarbeitung angeht und die Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer. Microsoft hat zwar Anpassungen am Datenschutznachtrag vorgenommen und die sogenannte EU Data Boundary eingeführt, doch Skepsis bleibt, da die Verantwortung für datenschutzkonforme Nutzung letztlich bei den Unternehmen selbst liegt.

Was heißt das für hessische Unternehmen? Eine gründliche Analyse spezifischer Anwendungen könnte helfen, rechtliche Grauzonen zu vermeiden. Das Blog von SRD-Rechtsanwälte bietet nützliche Hinweise zur Best Practice für die implementierte Nutzung von Microsoft 365. Das Wichtigste: Transparente Dokumentation und sorgfältige Abwägung der Risiken sind das A und O.

Praktische Herausforderungen im Datenschutz

Neben der Digitalisierung der Arbeitsplatzwelt kommen auch andere Themen zur Sprache. Der HBfDI hat sich beispielsweise mit der digitalen Parkraumüberwachung auseinandergesetzt. Hier geht es um rechtliche Fragen zur automatisierten Entscheidungsfindung, die durch die Verwendung von Videoüberwachung zur Kontrolle der maximalen Parkdauer entstehen. Beschwerden von Bürgerinnen und Bürgern zeigen, dass auch hier der rechtliche Rahmen weiterhin kritisch zu betrachten ist.

Ein weiteres Beispiel ist die Nutzung eines Handvenenscanners in einer Blutspendeeinrichtung in Hessen. Eine Beschwerde einer Spenderin führte zu einer Intervention des HBfDI, der feststellte, dass die Einwilligung zur Verarbeitung biometrischer Daten nicht freiwillig gegeben war. Entsprechend wurde eine Alternative angeboten, um auch mit einem Personalausweis identifiziert werden zu können. Solche Maßnahmen zeigen deutlich, wie sensibel der Datenschutz im Alltag interpretiert werden muss und dass Lösungen nicht einfach sein können.

Fazit

Insgesamt bietet der Tätigkeitsbericht des HBfDI einen umfassenden Überblick über die Herausforderungen und aktuellen Entwicklungen des Datenschutzes in Hessen. Die Berichte über digitale Überwachung und datenschutzkonforme Technologieanwendungen verdeutlichen, dass der Weg zu einer ganzheitlichen Lösung noch lang ist. Unternehmen sollten sich der Verantwortung bewusst sein und ihren Datenschutz ernsthaft in die Hände nehmen. Hilfe und Beratung gibt es, aber einen eigenen Kopf und eine kluge Strategie sind gefragt.

Lesen Sie mehr über den Tätigkeitsbericht des HBfDI hier.