Revolutie op kantoor: immigratiekantoor Wetterau digitaliseert snel!

Revolutie op kantoor: immigratiekantoor Wetterau digitaliseert snel!

Het immigratiekantoor van Wetterau ondergaat momenteel een opmerkelijke cultuurverandering die zowel gericht is op de digitalisering van administratieve processen als op een verbeterde klantgerichtheid. Dit meldt de Frankfurter Neue Presse. Onder leiding van Peter Müller, die in 2023 het hoofd van de afdeling algemene verblijfszaken overnam, werd de instantie verlost van de last van wachtrijen, personeelstekorten en stress. Voordat hij aantrad, moesten sollicitanten vaak wel drie maanden wachten op het eerste contact, wat niet alleen frustrerend was, maar ook de effectiviteit van het bureau in twijfel trok.

Modernisering en digitalisering in focus

De maatregelen die onder het motto “Valesko” zijn geïnitieerd, bieden een verscheidenheid aan verbeteringen. Door de introductie van online aanvragen en de mogelijkheid om deze direct bij het stadsdeelkantoor in te dienen zijn de doorlooptijden aanzienlijk verkort. Bovendien wordt de authenticiteit van paspoorten en postzegels nu gecontroleerd door een AI-ondersteunde scanner, wat het proces verder versnelt. De autoriteit heeft het personeelsbestand inmiddels uitgebreid tot 50 medewerkers, maar is nog steeds op zoek naar versterking om aan de toenemende vraag te kunnen voldoen.

Een verdere stap richting digitalisering is de introductie van een incheckcomputer bij de ingang van de autoriteit. Dit maakt een eenvoudige registratie en toewijzing aan de verantwoordelijke contactpersonen mogelijk. Daarnaast kunnen digitale pasfoto's en handtekeningen ter plaatse worden achtergelaten, wat de verwerkingsprocessen verder vereenvoudigt.

Virtueel spreekuur en thuiskantoor

Naast het persoonlijke aanbod heeft de immigratiedienst van Wetterau ook een virtueel spreekuur gelanceerd, dat toegankelijk is via de website van het districtsbestuur. Dit weerspiegelt niet alleen de inspanningen om de toegankelijkheid te verbeteren, maar toont ook het belang van flexibiliteit in het moderne bestuur aan. Marion Götz, die de hervormingen leidt, benadrukt dat digitalisering veel voordelen met zich meebrengt, maar niet alle problemen kan oplossen.

Digitale oplossingen op landelijk niveau

Het onderwerp digitalisering raakt echter niet alleen het lokale bestuur. Dat ook Federaal Administratiekantoor heeft specifieke maatregelen geïnitieerd om het migratiebeheer te digitaliseren. De nadruk ligt hier op het vergroten van de efficiëntie en de toekomstige levensvatbaarheid op het gebied van visa, grenzen en verblijf. Resoluties van 10 mei en 15 juni 2023 zetten deze belangrijke ontwikkeling in gang.

In de door de BVA geïntroduceerde roadmap zijn diverse maatregelen opgenomen die onder meer gericht zijn op het wegwerken van mediapauzes en het automatiseren van werkstappen. De technische infrastructuur werd verder ontwikkeld zodat de procedures voor de betrokkenheid van het Federaal Arbeidsbureau (BA) konden worden gemoderniseerd. Dit vermindert de handmatige inspanning voor de betrokken autoriteiten aanzienlijk.

Efficiënte administratie via het centraal vreemdelingenregister

Ook het digitale Centraal Register Vreemdelingen (AZR), dat ruim 16.000 partnerautoriteiten en circa 29 miljoen datasets beheert, speelt een centrale rol. Dit systeem is een van de grootste geautomatiseerde bestuursregisters in Duitsland. De federale overheid ziet de verdere ontwikkeling van de AZR als een belangrijke stap in de richting van de digitalisering van de migratieadministratie om effectievere en minder foutgevoelige processen te creëren.

Een onderzoek naar de uitdagingen en kansen van digitalisering in migratiemanagement, uitgevoerd door de Universiteit van Potsdam wordt uitgevoerd, toont de structuur van de overbelaste immigratieautoriteiten en benadrukt de urgentie van de digitalisering. Tot de doelstellingen behoren onder meer de optimalisatie van specialistische processen en de integratie van alle betrokken belanghebbenden.

Over het geheel genomen kan worden gezegd dat de immigratiedienst van Wetterau met haar innovatieve maatregelen een belangrijke stap in de toekomst zet. De combinatie van digitale transformatie en een nieuwe focus op klantenservice zou als model kunnen dienen voor andere overheden en kunnen laten zien hoe bestuur er in de 21e eeuw uit zou moeten zien.